Изкуственият интелект постепенно се превръща от допълнителен инструмент за генериране на текст в част от ежедневната работа на компаниите. Microsoft разширява възможностите на Microsoft 365 Copilot с инструменти като Copilot Pages, AI агенти в SharePoint и Copilot Studio, които могат да използват фирмената информация, да подпомагат служителите при търсенето и анализа на документи и да участват в автоматизирани бизнес процеси. За малкия и средния бизнес това отваря нови възможности за автоматизация, по-бърз достъп до фирменото знание и намаляване на времето, което служителите прекарват в рутинни задачи.
Какво представляват новите AI възможности?
Copilot Pages – споделено работно пространство с AI
Copilot Pages позволява резултатите от разговор с Copilot да бъдат превърнати в постоянно, редактирано и споделяно работно пространство. Вместо генерираната от AI информация да остане просто като отговор в чат, тя може да бъде организирана в страница, върху която екипът да продължи да работи.
Така например служителите могат заедно да разработват:
- проектни планове;
- анализи и проучвания;
- предложения към клиенти;
- протоколи и обобщения;
- вътрешна документация;
- планове за задачи и кампании.
Copilot може впоследствие да редактира и допълва съдържанието на страницата според инструкциите на потребителя, а членовете на екипа могат да работят съвместно върху нея.
AI агенти в SharePoint – фирмената информация става много по-достъпна
Една от особено интересните възможности за бизнеса са AI агентите в SharePoint. Организациите могат да създават специализирани агенти, чиито източници на информация са конкретни SharePoint сайтове, библиотеки, папки и документи. Така вместо служителят да претърсва десетки папки и файлове, той може просто да зададе въпрос на естествен език.
Например:
„Какъв е срокът за прекратяване на договора с този доставчик?“
„Какви са техническите изисквания за този проект?“
„Обобщи разликите между тези три предложения.“
„Кои кандидати имат опит с конкретната технология?“
Агентът може да намери необходимата информация в разрешените му източници и да я представи в удобна за потребителя форма. Това превръща натрупаните през годините фирмени документи в много по-достъпна база от знания.
От AI асистент към автоматизация на бизнес процеси
Следващата стъпка са агентите и автоматизираните процеси, изграждани чрез Microsoft Copilot Studio. Тук възможностите надхвърлят обикновеното задаване на въпроси към фирмените документи. Агентите могат да използват SharePoint като източник на знания, но също така да бъдат свързвани с различни системи, инструменти, тригери и работни процеси.
Това позволява изграждането на решения, които например:
- анализират новопостъпили документи;
- извличат структурирана информация от файлове;
- класифицират постъпили заявки;
- подготвят справки и обобщения;
- стартират процеси за одобрение;
- изпращат известия;
- актуализират информация в други бизнес системи;
- реагират автоматично при настъпване на определено събитие.
Например при постъпване на нов документ автоматизиран процес може да извлече необходимата информация, AI агент да я анализира спрямо вътрешните правила на компанията, а след това резултатът да бъде изпратен към служител за одобрение. По този начин AI вече не е само инструмент, който чака потребителят да му зададе въпрос, а може да бъде част от реален бизнес процес.
Практически приложения за малкия и средния бизнес
Технологията има множество приложения, които не изискват компанията да бъде голяма корпорация.
Вътрешна фирмена база знания
Вместо служителите постоянно да питат колеги къде се намира определена процедура, инструкция или документ, AI агент може да предостави необходимата информация директно от SharePoint.
Техническа документация
ИТ отдел или технически екип може да използва агент, който работи с инструкции, конфигурационни документи, процедури и технически спецификации.
Работа с договори
Служителите могат много по-бързо да намират конкретни клаузи, срокове, условия и друга информация в големи масиви от документи.
Човешки ресурси
AI агент може да помага при работа с вътрешни процедури, длъжностни характеристики, обучения и друга HR документация, като достъпът до чувствителни данни остава ограничен според зададените права.
Анализ и подготовка на справки
Информация от различни документи може да бъде обобщавана и структурирана значително по-бързо, което намалява времето за подготовка на периодични отчети и анализи.
Какво трябва да предвиди бизнесът преди внедряването?
Ползата от AI инструментите зависи до голяма степен от това колко добре е организирана съществуващата Microsoft 365 среда.
- Сигурност и права за достъп
Това е вероятно най-важната част от подготовката. AI агентите в SharePoint спазват съществуващите права за достъп. Потребителят не би трябвало да получи чрез агента информация от източник, до който няма разрешение. Проблем може да възникне, ако правата в SharePoint вече са конфигурирани прекалено широко. Документ, който преди е бил трудно откриваем някъде сред хиляди файлове, може да стане много по-лесен за намиране чрез AI. Затова преди масово внедряване на Copilot е разумно да бъде извършен одит на SharePoint сайтовете, групите, разрешенията и споделените документи.
- Структуриране и качество на информацията
AI не решава автоматично проблема с лошо организираната информация. Ако фирменото хранилище съдържа множество стари версии на документи, дублирани файлове, неактуални процедури и неправилно организирани папки, качеството на резултатите също може да пострада. Въвеждането на AI е добър момент организацията да прегледа начина, по който съхранява и управлява фирмената си информация.
- Защита на чувствителната информация
Освен правилните SharePoint разрешения могат да бъдат използвани допълнителни механизми за защита и управление на информацията, включително политики и sensitivity labels чрез Microsoft Purview. Това става все по-важно, когато AI може за секунди да претърси и обобщи информация, за чието намиране преди са били необходими значително повече време и усилия.
- Избор на подходящи процеси за автоматизация
Не всяка задача има смисъл да бъде автоматизирана с AI. Най-добрите кандидати обикновено са процеси, които:
- се изпълняват често;
- отнемат значително време;
- включват обработка на много документи или информация;
- следват сравнително ясни правила;
- изискват търсене, класифициране или обобщаване на информация.
Започването с няколко конкретни сценария обикновено дава по-добър резултат от опита AI да бъде внедрен навсякъде едновременно.
- Оптимизация на лицензите и разходите
Не всеки служител непременно се нуждае от един и същ набор AI функционалности. В зависимост от конкретния сценарий могат да се използват различни Microsoft 365 Copilot лицензи и модели на потребление за агентите. Затова предварителният анализ трябва да определи кои потребители и отдели действително ще получат измерима полза от технологията и какъв модел е най-подходящ за организацията.
AI не заменя добрата ИТ инфраструктура
Колкото повече AI навлиза във фирмените процеси, толкова по-важни стават основите – правилно управлявани потребители, права за достъп, защитени устройства, структурирани данни, надеждна мрежова инфраструктура и резервни копия. AI може значително да улесни работата на служителите, но едновременно с това прави недостатъците в съществуващата организация на информацията много по-видими. Затова успешното внедряване на Microsoft Copilot не започва с натискането на бутон „Enable“, а с правилната подготовка на цялата Microsoft 365 среда.
Внедряването на съвременни AI инструменти изисква сигурна, подредена и правилно структурирана ИТ инфраструктура. В Simplex Systems помагаме на бизнеса да използва новите технологии безопасно и ефективно. Екипът ни осигурява цялостна ИТ поддръжка и компютърна поддръжка, като правилно конфигурира вашите облачни услуги, Microsoft 365 среди и компютърни мрежи. Грижим се за сигурната поддръжка на сървъри, внедряването на виртуализация на сървъри и защитата на вашите мрежови услуги. Прилагаме съвременни решения за киберсигурност и контрол на достъпа, а с нашата абонаментна компютърна поддръжка разполагате със сигурен партньор за развитието и защитата на вашата ИТ инфраструктура и внедряването на нови технологии.
